В соответствии с пунктом 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации. В таком же порядке могут представляться сведения страхователем менее чем на 25 работающих у него застрахованных лиц.

Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета регламентирован постановлением Правления ПФ РФ от 11.03.2020 № 178п.

В рамках представления сведений о трудовой деятельности в электронном виде страхователю необходимо:

— заключить договор на обслуживание с оператором (при отсутствии ранее заключенного договора);

— получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя, и сертификат ключа проверки электронной подписи (при отсутствии);

— через оператора за подписью (УКЭП) директора или уполномоченного сотрудника, имеющего УКЭП, направить в электронном виде через оператора в ПФР заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР, которое содержит:

— Регистрационный номер страхователя в ПФР;

— Наименование страхователя (юридического лица);

— ИНН;

— КПП страхователя (юридического лица);

— ФИО (при наличии) страхователя (физического лица).

Документ необходимо подписать УКЭП страхователя. 

ПФР в течение двух рабочих дней после получения заявления направляет страхователю электронный документ «Уведомление о результате рассмотрения», после получения которого с отметкой об удовлетворении заявления страхователь считается подключенным к ЭДО ПФР. После этого можно отправлять отчет по форме СЗВ-ТД.

В случае если директор не имеет УКЭП, то для подключения страхователя к ЭДО ПФР, директор подает на бумаге заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР в территориальный орган ПФР по своему месту регистрации и подает сведения о представителе, за подписью которого будут сдаваться индивидуальные сведения в ПФР.